5 tips till dig som vill arrangera din egen byråvalsprocess

Varje dag får vi höra historier om lyckade och mindre lyckade byråval. Fallgroparna i byråvalsprocessen är många och det är svårt att avgöra vilken byrå som faktiskt är den som bäst kommer att svara upp mot behoven. För att underlätta för dig kommer här fem tips för dig som vill lyckas med byråvalet. Tipsen förutsätter att du redan har klart för dig vilka behov du har. Om du inte har det kan läsa mer här om hur du ska tänka innan du påbörjar själva byråvalsprocessen.

1. Gör din research

Att bara lita på tips och rekommendationer räcker inte. Du behöver gå utanför dina nätverk och göra din egen research. För att lyckas med byråvalet behöver du ”dig deep”. Googla och läs på om byråerna. Vi rekommenderar att du listar åtminstone 25-30 byråer som skulle kunna svara upp mot dina behov. Du kommer att behöva besöka många byråers webbplatser och därför kan det vara bra att skapa ett dokument där du listar alla du har besökt.

2. Skapa ett antal förkvalificerande frågor

Detta ska inte vara allt för avancerat, 5-6 frågor räcker. Syftet är att sortera fram de byråer som faktiskt har de egenskaper som du behöver, såsom rätt kompetens, erfarenhet och storlek. Detta är inte alltid självklart att kunna läsa sig till på en hemsida där många byråer på ytan ser ut att likna varandra. Skicka ut frågorna till byråerna och utvärdera svaren som kommer. Efter att du har utvärderat svaren bör du kunna sortera ut 7-10 byråer som verkligen matchar dina behov.

3. RFI (Request for information)

Med en RFI går du djupare än med dina förkvalificerande frågor och får svar på vilken erfarenhet byrån har av att hantera den typen av utmaningar som du står inför. Med RFI:n säkerställer du också att det inte finns några intressekonflikter i form av konkurrenter på byråns kundlista. RFI:n bör skickas i form av ett dokument där du tydligt förklarar dina avsikter, dina mål och hur processen ser ut för att hålla processen transparent och samtidigt ge alla byråer samma förutsättningar. Utgå ifrån din brief när du skapar frågorna och skapa frågor vars svar ger dig möjligheten att få ner listan till 2-3 slutkandidater. Be byrån att beskriva vilken erfarenhet de har att hjälpa kunder att uppnå mål som liknar de mål du har, hur de arbetar, och varför de anser att de skulle vara rätt byrå för just er.

4. Lär känna byråerna på djupet

Låt dina 2-3 slutkandidater ta del av din fullständiga brief och låt sedan byråerna vända tillbaka med frågor. Förslagsvis tar ni frågorna i ett möte där hela den tilltänkta arbetsgruppen från byrån bör närvara och som helst ska ske hos byråerna. Detta är ett gyllene tillfälle för dig att lära känna byråerna bättre, få en inblick i deras kultur och höra hur deras tankar går kring dina utmaningar. Be också byrån att presentera relevanta kunduppdrag i form av casestudier där du tydligt får berättat för dig hur byrån har arbetat med kunder tidigare och vad resultatet har blivit.

5. Skapa en tydlig offertstruktur

För att få bra offerter krävs en bra och genomtänkt offerstruktur. Det hjälper dig också att utvärdera offerterna eftersom alla offerter kommer att vara baserade på samma punkter. Här är det viktigt att du tänker till. Du måste ge byråerna tydliga instruktioner kring vad det är du vill att de ska inkludera i sina förslag, såsom projektplan, slutgiltig arbetsgrupp, projektmetod, prismodell, vad som förväntas av er som kund, vem som ansvarar för vad, hur godkännandeprocesser ser ut och vad som inte ingår i offerten. Undvik att be byråerna om färdiga kampanjförslag och koncept då det inte gynnar varken dig eller de tillfrågade byråerna. Förslagen kommer att vara baserade på gissningar och antaganden snarare än fakta och analys. Samtidigt spelar dagsformen och vilken byrå som råkade ha mest tid tillgänglig för tillfället in, saker som inte ger dig ett bra beslutsunderlag.

Vi hoppas att de här tipsen hjälper dig som vill arrangera din egen byråvalsprocess. Har du fler frågor eller behöver rådgivning kring byråval? Kontakta oss!