Så gör du research inför byråvalet

Att researcha byråer inför ett byråval är en uppgift som är både tidskrävande och som kräver struktur. Syftet med researchen är att du ska identifiera ett antal starka kandidater till din byråvalsprocess på ett sätt som är effektivt, både för dig och för byråerna. 

Innan du sätter dig och börjar googla, fråga runt i ditt nätverk och gå igenom dina kontakter på LinkedIn i jakten på rätt byrå för uppdraget bör du ha gjort fyra saker:

  1. En brief som tydligt beskriver vad det är ni behöver hjälp med, syfte, mål, budget m.m. Vi har skrivit en guide till hur du skriver en riktigt bra brief. Den hittar du här. 
  2. En kravprofil där du har angett vilka krav som byrån måste uppfylla för att kunna genomföra uppdraget med den kvaliteten som du behöver. Har vi skrivit om hur du skapar en kravprofil? Ja, det har vi! Här är den.
  3. Ett antal förkvalificerade frågor med syfte att verifiera huruvida byråerna som mottar frågorna svarar upp mot kravprofilen.
  4. En RFI (Request for Information), ett antal mer djupgående frågor som syftar till sortera ut de bästa kandidaterna för uppdraget. Givetvis har vi även skrivit om hur du går tillväga för att få ut mest av din RFI, klicka här.

Efter att du har de här fyra elementen på plats är det dags att sätta igång med din research. Du kan skapa ett enkelt kalkylblad där du listar byråer som skulle kunna passa in, kontaktuppgifter, dina egna anteckningar och status på er kontakt.

1. Skapa en bruttolista

Googla, kolla runt i ditt nätverk och försök att vända på så många stenar som möjligt. Det finns ingen magisk gräns för hur många byråer din initiala lista ska innehålla, men vi rekommenderar att du försöker göra bruttolistan så lång som möjligt så länge byråerna på listan skulle kunna vara relevanta för uppdraget.

2. Förkvalificerade frågor

Syftet med de förkvalificerade frågorna är att sortera fram mer relevanta kandidater. Varför inte skicka de tunga frågorna i RFI:n direkt då? Jo, det är både för din egen och för byråernas skull. Du vill i det här skedet endast verifiera att byråerna svarar upp mot dina krav. För det behövs oftast inte alla de tunga frågorna. Det räcker till stor del med JA/NEJ-frågor i kombination med en övergripande beskrivning av vad det är ni behöver hjälp med. Du sparar tid genom att du slipper läsa igenom irrelevanta svar och byråerna som ändå inte passade för uppdraget behöver inte lägga särskilt mycket tid på att besvara komplexa frågor

Såhär skulle det kunna se ut:

”Vår målgrupps beteende och preferenser på nätet har förändrats de senaste åren. Därför söker vi nu en partner som kan hjälpa oss att utforma en digital strategi och skapa digitala lösningar som svarar upp mot hur vår målgrupp agerar online. För uppdraget krävs specialistkompetens inom e-handelsplattformen Magento, sociala medier (främst Instagram och Facebook) samt att byrån kan erbjuda produktion av innehåll för sociala kanaler och för webben. Ni är en utav X byråer som vi tror kan passa för uppdraget. För att säkerställa detta ber vi er att besvara nedanstående frågor. De 5-7 byråer som går vidare efter detta skede kommer att motta en mer djupgående RFI. Efter detta kommer vi att välja ut 1-4 byråer som vi träffar och önskar offerter från. 

  • Har ni (byrån) erfarenhet av att jobba med kunder inom vår bransch de senaste tre åren?
  • Har ni erfarenhet av att lösa den typen av utmaning som vi har beskrivit?
  • Hur stor leveranskapacitet har ni? (antal anställda per kompetens)
  • Kan ni på begäran visa två casestudier som ni genomfört med kunder inom vår bransch med liknande utmaningar som oss och som beskriver uppdraget ni fick från kund, syfte, mål, genomförande och resultat?
  • Har ni specialistkompetens inom Magento?
  • Har ni specialistkompetens inom Facebook och Instagram?
  • Erbjuder ni produktion av innehåll för Facebook, Instagram och webben?”

3. RFI (Request for Information))

I RFI:n går du på djupet och ber de byråerna som kvalificerade sig från föregående skede att beskriva hur byrån arbetar, relevanta casestudier, relevant kompetens (gärna CV:n), prisuppgifter, ägandestruktur, ekonomi etc. För att ge en rättvis bedömning av svaren rekommenderar vi att du använder dig av ett viktat poängsystem. Ange i procent hur viktig respektive egenskap hos byrån är för dig för att få ut ett rättvist resultat. Poängen bör också vara kopplade till en beskrivning av vad poängen innebär för att minska tolkningsutrymmet.

Om du följer den här processen säkerställer du att du har bjudit in rätt byråer till din pitch på ett så effektivt sätt som möjligt. Det kommer att öka sannolikheten för ett lyckat samarbete och du kommer inte behöva oroa dig för att du har missat någon stjärna på byråhimmeln. Lycka till!

Svårt att hinna göra ordentlig research? Oroa dig inte, vi hjälper dig. Hör av dig så berättar vi mer!

6 + 1 = ?