Så får du ut mest av din RFI (Request for information)
En RFI är ett viktigt verktyg i researchfasen av en byråvalsprocess. Syftet är att identifiera de byråer som verkligen kan svara upp mot din kravprofil och som därför bör bjudas in till din upphandling. Samtidigt sållar du bort byråer som inte motsvarar dina krav och önskemål. En RFI som är utformad på rätt sätt kommer att spara mycket tid, både dig och för byråerna. Ni slipper onödiga möten som ändå inte hade lett till ett samarbete eftersom förutsättningarna var fel från början.
1. Var tydlig
Ge en kort bakgrundsbeskrivning och beskriv i punktform syften och mål med uppdraget för att ge en tydlig bild av vad du vill åstadkomma tillsammans med en byrå. Det kommer att ge dig mer kvalitativa svar. För transparensens skull är det också viktigt att du anger hur du avser att bedöma svaren.
2. Håll det enkelt
Du behöver inte krångla till det. Fundera över vad som verkligen är relevant för dig att veta om byråerna i det här skedet. Du kan utgå från din kravprofil när du utformar frågorna. Vilka krav har du avseende kompetens, tidigare erfarenhet, potentiella intressekonflikter, ekonomi etc?
Exempel på information du ber om kan vara:
- Lista era 10 största kunder
- Beskriv två case där ni har hjälpt kunder att lösa liknande utmaningar som de vi står inför. Beskrivningarna ska inkludera vilken utmaning kunden stod inför, hur ni tog er an utmaningen, hur projektplanen såg ut med milstolpar och avstämningar, vad som utfördes och levererades, vilka personer som ingick i arbetsgruppen, budget, samt vad slutresultatet blev.
- Beskriv de metoder och processer som byrån regelbundet arbetar med
- Bifoga byråns två senaste bokslut
- Bifoga CV:n eller konsultprofiler på personer i en tilltänkt arbetsgrupp
Varje uppdrag är unikt och därför behöver du fundera på vad som är relevant för just ditt uppdrag när du utformar frågorna
3. Be byråerna att hålla sig till strukturen
För att det ska vara enkelt för dig att utvärdera svaren är strukturen viktig. Därför ska byråerna följa den strukturen du anger i din RFI. Svaren ger dig också en hint om hur bra byrån är på att ta emot instruktioner.
4. Använd dig av ett poängsystem
För att ge en rättvis bedömning av svaren rekommenderar vi att du använder dig av ett biktat poängsystem i din kravprofil. Ange i procent hur viktig respektive egenskap hos byrån är för dig för att få ut ett rättvist resultat. Poängen bör också vara kopplade till en beskrivning av vad poängen innebär för att minska tolkningsutrymmet. Exempelvis:
1 – Otillfredsställande
2 – Undermålig
3 – Tillfredsställande
4 – Bra, över genomsnittet
5 – Utmärkt
5. Ta hjälp av en kollega när ni bedömer svaren
För att få flera ögon på svaren kan det vara bra att ta hjälp av en eller flera kollegor. Det finns säkert saker ni ser lite annorlunda på och det är bra att diskutera. Utgå ifrån era definitioner i kravprofilen när ni sätter era poäng. En metod kan vara att låta varje person sätta sina egna poäng och därefter diskutera.
Tänk på att det är mycket information som ni ska gå igenom så avsätt minst en timme per RFI som ni ska bedöma.
